Présents :

Yanis Bachir Dervillers, représentant suppléant de la Maison Vive
Christina Dubois, représentante suppléante de la Maison du Sport
Claire Beugnet, directrice de l’association, présidente du Conseil de la Vie Sociale
Dogan Botte Grard, représentant suppléant de la Maison de la Musique
Alicia Broux, représentante suppléante de la Maison de la Danse
Ethan Fiolet, représentant titulaire de la Maison du Cirque
Alicia Lesage Hess, représentante titulaire de la Maison des Découvreurs
Emmanuel Paris, directeur adjoint de l’association, secrétaire du Conseil de Vie Sociale

Absents excusés :
Sarah Couvelard, représentante titulaire du personnel
Nicolas Lacroix, représentant titulaire des studios de semi-autonomie et des appartements extérieurs

Ordre du jour :

1. Rappel de la participation du Conseil de Vie Sociale à l’évaluation externe de l’association ;
2. Présentation du nouveau règlement de fonctionnement et du document « Comment bien vivre ensemble »,
3. Présentation du plan de gestion de crise.

Madame la présidente ouvre la séance.

I. Rappel de la participation du Conseil de Vie Sociale à l’évaluation externe de l’association :

Madame la présidente informe les participants que cette année, à l’automne 2025, les membres du Conseil de Vie Sociale pourront être rencontrés en entretien dans le cadre de l’évaluation externe de l’association. Une réunion du Conseil sera organisée avant la venue des personnes réalisant cette évaluation.

On trouvera ici une présentation des attendus de cet exercice participant du renouvellement de l’agrément par le Conseil départemental du Pas-de-Calais.

On trouvera ici la contribution des Conseils de vie sociale à cet exercice (page 194 et suivantes).

Madame la présidente informe les participants qu’un groupe de travail, constitué du comité de direction et de représentants du personnel pour chaque unité de l’association (les référents qualité), travaille à la préparation de cet exercice depuis plusieurs années. Ces travaux ont donné lieu à la réalisation de nouveaux documents institutionnels qui sont présentés pour approbation ou information au Conseil de Vie Sociale lors de cette réunion.

Première décision : Une réunion du Conseil de Vie Sociale sera programmée en septembre 2025 pour finaliser la participation du Conseil de Vie Sociale à l’évaluation externe de l’association.

II. Présentation du nouveau règlement de fonctionnement et du document « Comment bien vivre ensemble » :

Madame la présidente informe les participants que, conformément aux recommandations émises par la Haute Autorité de Santé à propos des modalités de l’évaluation externe des établissements sociaux et médico-sociaux, le règlement de fonctionnement et le texte à l’attention des personnes accompagnées pour les aider à intégrer les règles de vie de l’association sont présentés au Conseil pour approbation.

Madame la présidente explique que ces nouveaux documents intègrent les critères que toute structure doit mettre en œuvre lorsqu’elles accueillent des enfants dans le cadre de l’Aide Sociale à l’Enfance.

Madame la présidente fait une lecture détaillée des deux documents en expliquant pour chacun d’eux leur contenu, ce qu’ils signifient point par point, afin de recueillir les observations du Conseil. Elle rappelle qu’un certain nombre de règles reprennent des questions évoqués en Conseil telles que les sorties libres, l’utilisation du téléphone, les activités …

Madame la présidente conclut en précisant que ces documents, une fois validés par le Conseil, seront prochainement présentés en assemblée générale des personnels et seront à disposition des enfants et des adultes pour leur emploi au quotidien. Ces documents pourront régulièrement être expliqués aux enfants par les équipes de leur unité et notamment la ou le référent qualité du lieu de vie. Une version simplifiée du règlement de fonctionnement, conçue selon la méthode « Facile à Lire et à Comprendre » (FALC), sera prochainement réalisée à l’attention des enfants les moins âgés des unités de l’association.

Les participants approuvent le nouveau règlement de fonctionnement et le document « Comment bien vivre ensemble » et sont informés du plan de gestion de crise.

Deuxième décision : le nouveau règlement de fonctionnement et le document « Comment bien vivre ensemble » sont approuvés par le Conseil de Vie Sociale. Une version simplifiée du nouveau règlement de fonctionnement à l’attention des enfants les moins âgés accueillis par l’association sera prochainement édité.

III. Présentation du plan de gestion de crise :

Madame la présidente explique que dans toute institution, il doit exister un plan de gestion de crise afin d’assurer la sécurité des personnes accueillies en toute circonstance. Madame la présidente indique que le plan de gestion de crise existait dans notre institution mais qu’il n’avait pas fait l’objet d’une communication.

Afin d’éclairer ses propos, Madame la présidente rappelle pour ceux qui étaient présents à cette époque ce qui avait été mis en place lors du confinement de 2020 : tous les horaires avaient été modifiés, les professionnels pouvaient être amenés à se déplacer sur tous les groupes, la directrice et le comité de direction se chargeaient de distribuer les masques et le gel hydro alcoolique …, des salles de classe avaient été « organisées ».

Madame la présidente explique ensuite en détail les différents points du plan de gestion de crise : déclenchement, organisation, continuité de l’activité.

A la fin de la présentation, la parole est donnée aux représentants des jeunes : ceux-ci se disent rassurer de savoir que cela existe.

Madame la présidente remercie les participants.

Monsieur le secrétaire informe les participants que dorénavant des représentants suppléants et titulaires des personnels sont désignés par une élection permettant aux salariés d’élire leurs représentants.

Madame la présidente informe les participants que cette réactualisation sera mise en œuvre d’ici la prochaine réunion du Conseil de Vie Sociale.

Troisième décision : Des élections seront organisées en septembre, avant la prochaine réunion du Conseil de Vie Sociale, pour permettre aux professionnels de l’association de désigner leurs représentants titulaire et suppléant.

Madame la présidente clôt la réunion.