Compte-rendu réunion de comité de pilotage, pôle communication

11 mars 2015

Emmanuel Paris

Présents :

Anaïs Rivière, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale
Joseph Bako, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, chef de service Maison de la musique et Itinérances
Yannick Coppin, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, chef de service Centre de jour
Quentin Laplace, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, informaticien
Emmanuel Paris, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, directeur adjoint aux affaires culturelles

Absent excusé :
Jonathan Lefébure, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, éducateur Maison de la danse

Absent :
Anthony Vasseur, Radio « Transat FM », journaliste

Emmanuel Paris informe les participants qu’un nouveau modèle de courrier administratif est dorénavant utilisé par l’institution dans ses interactions avec toutes parties prenantes. Ce document fait apparaître les logos de l’ensemble des soutiens et partenaires des Maisons des Enfants de la Côte d’Opale. Emmanuel Paris distribue des exemplaires de ce courrier aux participants, et les remercie une nouvelle fois pour cette mise en commun des savoirs, savoirs faire et savoirs être au service du programme éducatif et culturel de l’institution.

I. Outil de communication papier :

Emmanuel Paris informe les participants que Les « Journées d’Enfance 2015 » comporteront, parmi les animations, l’inauguration le 28 juin 2015 après-midi de l’exposition réalisée par les enfants et les jeunes de l’institution avec le concours du Fonds Régional d’Art Contemporain Nord Pas-de-Calais, sur le site de Dunkerque. Le matin de ce dimanche 28 juin sera comme chaque année consacré au visionnage de la chronique filmée de nos Maisons, au Cinéma « Les Stars ». Pour rallier le site de Dunkerque à partir du cinéma, une navette de bus sera organisée ; il s’agira d’en informer par courrier les parents et tuteurs légaux de l’institution et ainsi de les inviter à participer à ces évènements tout au long de la journée aux côtés des enfants et des personnels.

L’institution souhaite à cette occasion agrémenter la panoplie des documents papier institutionnels d’une lettre d’information relatant les activités culturelles de l’association dans les mois écoulés. L’idée est de stimuler l’intérêt pour les événements à venir, fort de l’attrait suscité par les manifestations récemment réalisées.

Le document papier destiné au lectorat des parents et tuteurs légaux se présentera sous forme d’un feuillet A4, mise en page sur son recto. Les contenus seront essentiellement des images des manifestations, avec une phrase de commentaire aux côtés de chacune d’elle.

II. Le site Internet :

Quentin Laplace et Emmanuel Paris, travaillant chaque semaine au développement du site Internet, constatent que l’alimentation en images pour les slideshows n’est pas suffisamment fréquente. Paradoxalement, les contributions des équipes privilégient le format « article » (texte plus images), ce qui nécessite plus de temps de préparation que l’envoi de photos pour les slideshows.

Joseph Bako et Yannick Coppin expliquent que la prise de photographies de la vie des Maisons de culture de l’institution par les équipes est essentiellement réalisée au moyen de smartphones, propriétés personnelles des professionnels. Ces appareils peuvent pour la plupart fournir des images de qualité, mais le problème réside dans l’envoi des fichiers auprès de Quentin pour une mise en ligne sur le site Internet.

Quentin Laplace propose de créer sur l’application « enfance partage » présente sur les ordinateurs des équipes dans chaque maison, une nouvelle fonctionnalité, permettant de transférer sur le serveur FTP de l’institution ces fichiers.

Joseph Bako propose une autre modalité de recueil de ces images : chaque venue d’Emmanuel Paris lors des réunions de service hebdomadaires s’accompagne d’une remise des fichiers photos, via une clé usb dédiée.

Emmanuel Paris prend note des deux propositions, une décision sera prise rapidement à ce sujet.

III. La webradio :

Emmanuel Paris demande à Yannick une évaluation rétrospective des ateliers organisés par Antony Vasseur, journaliste de la radio FM locale « Transat FM », au Centre de Jour, dans le cadre d’un contrat passé par l’institution auprès de ce média.

Les ateliers se sont déroulés à hauteur de 10 séances, chaque jeudi, à partir du mois de novembre 2014. La promotion 2014-2015 du Centre de Jour a été scindée en sous-groupes, afin de limiter le nombre de participants à chaque séance et ainsi faciliter les processus d’apprentissages et de prise en main de l’outil radiophonique. Les ateliers se sont bien déroulés pour le groupe 1, mais le groupe 2 n’a pu bénéficier de la même qualité de prestation en raison de séances annulées et reprogrammées par Antony Vasseur – la continuité et la régularité du cadre d’apprentissage, conditions élémentaires des espaces d’apprentissage au sein de notre programme éducatif et culturel, étant de ce fait aléatoires.

Ces conditions changeantes ont cependant permis à Nicolas Courquin et Lumina Ducrocq, respectivement professeur des écoles et éducatrice au Centre de Jour, de prendre en main par eux-mêmes l’outil radiophonique, de sorte que la maîtrise de ce média par l’équipe est aujourd’hui réalité.

L’équipe se donne par conséquent l’objectif de réaliser des programmes pour la webradio lors de la journée de restitution des ateliers scientifiques au Centre d’Etudes et de Recherche de l’entreprise Schlumberger Ltd, à Clamart, les 18 et 19 mai 2015 (restitution annuelle dans le cadre du partenariat avec la Fondation SEED).

Joseph Bako demande à Yannick Coppin si, à terme, il serait possible d’envisager des émissions réalisées dans les conditions du direct. Yannick Coppin répond affirmativement, conditionnant cependant cette réponse à la planification d’apprentissages gradués des conditions du reportage en direct par les enfants et les jeunes. Yannick Coppin et Joseph Bako précisent les modalités des groupes aptes à réaliser des programmations radiophoniques en direct et en différé. Les groupes doivent être constitués de 3 enfants et de 2 éducateurs pour les émissions en direct, le nombre peut être plus élevé pour les émissions en différé, tenant compte de la contenance de la pièce dédiée au studio webradio, sur le site de la ferme de Bertinghen.

Anaïs Rivière propose d’enregistrer des émissions hebdomadaires consacrées aux modèles de société, Jospeh Bako propose d’enregistrer une émission mensuelle consacrée à la musique africaine. Dans les deux cas, le micro enregistreur portatif peut être utilisé en étant raccordé au matériel de mixage présent dans le studio musique de la Maison de la Musique.
Joseph Bako et Quentin Laplace alertent Emmanuel Paris sur le fait que la webradio « Happy culture » nécessite d’être écoutée chaque jour par les Maisons, sous peine de voir résilier le contrat avec le service global gratuit « Radionomy », gestionnaire de la fréquence Internet octroyée à l’institution. Un nombre de connections quotidiennes permet notamment d’éviter de payer les droits de diffusion des oeuvres musicales auprès de la SACEM, cette rétribution étant assurée par Radionomy.

Emmanuel Paris informe les participants que ce point sera de nouveau explicité en réunion de direction auprès des chefs de service des Maisons.

 

Emmanuel Paris remercie les participants et les invite à participer à la réunion pleinière du Conseil scientifique, le 2 juillet 2015 de 10h à midi, pour restituer ensemble les actions menées durant cette saison culturelle. Emmanuel Paris invite les participants aux «Grandes tables de la ferme», repas qui suivra cette réunion. Ce rendez-vous annuel est important pour l’institution puisqu’il donne l’occasion chaque année et pendant des décennies de célébrer sur le site archéologique du « petit déjeuner sous l’herbe » la vigueur et la vitalité des liens qui unissent enfants, adultes, anciens de l’institution, partenaires.

Compte-rendu réunion de comité de pilotage, pôle communication

15 décembre 2014

Emmanuel Paris

Présents :

Joseph Bako, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, chef de service Maison de la musique et Itinérances
Yannick Coppin, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, chef de service Centre de jour
Quentin Laplace, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, informaticien
Bastien Couture, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, représentante des enfants et des jeunes de l’association
Tatiana Foulon, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, représentante des enfants et des jeunes de l’association
Emmanuel Paris, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, directeur adjoint aux affaires culturelles

Excusés :

Jonathan Lefébure, Les Maisons des Enfants de la Côte d’Opale, éducateur Maison de la danse
Anthony Vasseur, Radio « Transat FM »

I. Partenariat avec « Transat FM » :

Emmanuel Paris informe les participants de l’intégration d’Anthony Vasseur, journaliste de la radio « Transat FM », en tant que membre du comité de pilotage « communication » de l’institution. M. Vasseur organise avec son équipe des ateliers d’initiation aux techniques de conception/réalisation/diffusion d’émissions radiophoniques auprès des enfants, des jeunes et de l’équipe du « Centre de jour » dans le cadre d’une convention avec l’institution. Ce partenariat permettra au Centre de jour de tenir une place centrale dans la médiatisation des savoirs, savoir faire et savoir être générés dans les maisons de culture de l’association, et notamment via la programmation d’émissions spécifiques sur « Happy culture », la webradio des Maisons des Enfants de la Côte d’Opale.

II. Présentation de trois événements durant lesquels une médiatisation est souhaitée :

Emmanuel Paris informe les participants :

–          Que M. Jean-Paul Delevoye, président du Conseil Economique, Social et Environnemental, assistera le vendredi 9 janvier 2015 aux travaux du conseil scientifique de l’institution ;

–          Que M. Marcel Mazet, artiste, sera accueillie aux Maisons dans le cadre d’une résidence co-financée par la Direction Régionale des Affaires Culturelles Nord Pas-de-Calais et l’institution, du 17 janvier 2015 au 30 mars 2015 ;

–          Qu’une compagnie burkinabé : « Sitala » sera accueillie aux Maisons lors d’une résidence financée par l’institution, du 17 juin au 4 juillet 2015.

Pour ces trois événements, Emmanuel Paris demande qu’une médiatisation soit organisée. La venue de M. Delevoye pourrait par exemple donner lieu à un interview enregistré entre cette personnalité et des jeunes du Centre de jour, afin d’être ensuite diffusé sur la webradio de l’institution. La résidence d’artiste de M. Mazet peut donner lieu, autre exemple, à un article conçu et réalisé par les jeunes d’une Maison, et mis en ligne sur une page dédiée à cette résidence sur notre site Internet.

Bastien Couture demande à quelle heure pourrait avoir lieu l’interview avec M. Delevoye. Emmanuel Paris demande d’être disponible le 9 janvier à partir de 9h et jusque 14h, avec un interview vraisemblablement organisé autour de cinq questions à rédiger, avant que le conseil scientifique ne commence à 10 heures.

III. Le cinéma :

Emmanuel Paris informe les participants qu’entre le comité de pilotage précédent, en septembre, et celui-ci, deux castings pour deux films de télévision et/ou de cinéma ont été réalisés au Café théâtre Michel Lafond auprès des enfants et des jeunes de l’institution. Un troisième casting pour une autre œuvre cinématographique est programmé en janvier 2015.

Cette profusion de sollicitations, honorant la qualité des enfants et des jeunes, oblige par ailleurs l’institution à s’associer les services d’une personne spécialisée sur les questions de droits à l’image, afin de sécuriser les documents contractuels générés lors de ces sélections/recrutements.

IV. La Webradio :

Yannick Coppin détaille l’organisation des ateliers organisés par la radio « Transat FM » pour les enfants et les jeunes du Centre de jour dans le cadre d’une convention passée avec l’institution. A ce jour, trois ateliers ont eu lieu ; les enfants et les jeunes sont répartis en sous-groupes de 4, 5 personnes, et chaque première séance avec un sous-groupe a lieu dans les locaux de la radio « Transat FM ». La réalisation des premières émissions radiophoniques est programmée pour cette semaine ; leur mise en ligne pourra donc avoir lieu durant le mois de janvier 2015 sur la webradio, et dans le cadre d’une chronique hebdomadaire sur la radio « Transat FM ».

Joseph Bako demande la possibilité d’être formé aux logiciels inhérents au fonctionnement d’une Webradio, car certains d’entre eux sont particulièrement sophistiqués.

Emmanuel Paris demande par ailleurs que les Maisons de l’institution puissent être équipées durant le mois de janvier 2015 en enceintes permettant d’écouter la Webradio.

Yannick Coppin signale les possibilités offertes par les enceintes Wifi, qui ne nécessitent donc pas un raccordement filaire.

Quentin Laplace précise ce dispositif présentant le meilleur rapport qualité/prix/facilité d’installation. La solution économique et pratique serait cette enceinte capable de lire un flux radio sur internet en la connectant en Wifi ou par câble sur le réseau.

Pour la Maison du Sport et du Bien-être et la Maison des Découvreurs, il n’est pas besoin d’un serveur qui re-dispatcherait le signal : une seule enceinte suffit (puisque le flux n’a pas besoin d’être lu sur une seule sortie). Pour les autres Maisons, à Outreau et Saint-Martin les boulogne, un ordinateur aura le rôle de relais. Cet ordinateur lit le flux de notre webradio sur le net, et nos enceintes reçoivent le flux de notre ordinateur via le réseau.

Emmanuel Paris demande à Quentin Laplace et Joseph Bako de produire un devis pour l’acquisition du matériel requis.

V. Site Internet :

Emmanuel Paris et Quentin Laplace évalue à deux / trois articles mis en ligne par semaine l’alimentation du site Internet de l’institution depuis le début de la saison culturelle, en septembre 2014.

Cette bonne cadence n’est cependant pas due à une mobilisation des équipes des Maisons, ce qui est pourtant l’objectif assigné par M. Legros. Il est en effet très important que chaque équipe relate régulièrement la vie vécue dans leur maison, de manière à consolider le lien privilégié avec les enfants et les jeunes de ces unités.

Emmanuel Paris informe les participants qu’une décision a été prise en conséquence par la direction : dorénavant tout nouveau stagiaire intégrant une Maison se verra confier la responsabilité de produire des contenus médiatisables qu’il communiquera à son chef de service, pour validation, et au terme de chaque semaine écoulée. Ces contenus validés seront ensuite transmis à Quentin Laplace et Emmanuel Paris pour mise en ligne sur le site Internet chaque début de semaine. Cela porte aussi bien sur des photographies présentant une qualité esthétique, que des articles (photos + texte).

Emmanuel Paris demande si toutes les Maisons ont chacune un appareil photo qui puisse être confié au stagiaire ; sous réserve de confirmation, toutes en ont un à l’exception de la Maison vive.

Emmanuel Paris remercie les participants et fixe la prochaine réunion du comité de pilotage communication au lundi 16 mars 2015, de 14h à 15h30, en salle du conseil d’administration du site de la Ferme de Bertinghen.